No es de extrañar que las personas luchen por concentrarse. Estamos bombardeados con distracciones, agobiados por expectativas poco realistas y ahogados bajo demasiadas solicitudes entrantes. Crucial Learning encuestó a 1,600 empleados y gerentes para comprender mejor la gravedad de la falta colectiva de enfoque. Los datos pintaron una imagen aún más sombría de la tenue capacidad de atención.
Uno de los hallazgos debería ser particularmente alarmante para los líderes de personas: el 60.6% de los empleados admiten que rara vez nunca hacen ni siquiera una o dos horas de trabajo profundo y enfocado cada día sin distracciones. ¿A dónde va todo su tiempo, y su dinero?
Se descubrió que dos de cada tres encuestados dijeron que tienen dificultades para concentrarse completamente en una sola tarea o persona. Y cuando tienen un raro momento de concentración, uno de cada tres dijo que solo puede concentrarse en una tarea durante 10 minutos o menos antes de distraerse. Y los efectos del comportamiento desenfocado son severos y de gran alcance. Específicamente, los encuestados enumeraron los mayores costos de su incapacidad para concentrarse como agobio, falta de energía, estrés, disminución de la eficiencia, menos satisfacción y decepción.
Vamos a poner de ejemplo la vida de Damian, un gerente de producto de alto rendimiento. Lo primero que hizo Damian cuando se despertó esta mañana fue tomar su teléfono y revisar su correo electrónico. Mientras estaba acostado en la cama, no podía hacer nada con respecto a las solicitudes contenidas en esos correos electrónicos, por lo que comenzó su día sintiéndose abrumado. Afortunadamente, su calendario estaba claro y tendría tiempo para dar los toques finales a su propuesta de proyecto que se debía a Lisa.
Tan pronto como llegó a la oficina, Rajiv lo arrinconó para pedirle su rápida opinión sobre las proyecciones del Q3. Solo tomaría un minuto, así que Damian estuvo de acuerdo. Cuarenta y cinco minutos después, Damian envió sus opiniones a Rajiv. Luego, saltó a esa larga lista de correos electrónicos que había visto esa mañana. Recibió algunos golpes rápidos de dopamina al responder a varios. Pero el siguiente correo electrónico fue una gran solicitud y una que no pudo hacer razonablemente esa mañana. Así que decidió guardarlo para más tarde, pero la tarea se avecinaba.
Finalmente, a las 11:15 a.m., abrió su propuesta de proyecto, pero 15 minutos después, Rita se detuvo para conversar, y antes de que se diera cuenta, era la hora del almuerzo.
Después del almuerzo, Damian intentó llegar a esa propuesta de proyecto nuevamente, solo para ser llamado a una sesión de trabajo rápida con su gerente para abordar una inquietud del cliente. Eran las 3 p.m. antes de que volviera a su propuesta, y para entonces, se sentía agotado y cansado, así que abrió su correo electrónico para algunas victorias rápidas. Después de procesar el atraso de correos electrónicos de la tarde, incluida esa gran solicitud de la mañana, era hora de dirigirse al partido de fútbol de su hijo. Damian suspiró. Había estado ocupado todo el día y, sin embargo, parecía que se había logrado muy poco, incluida la única cosa que tenía que hacer: su propuesta de proyecto.
Sentado en el juego, todo lo que Damian podía hacer era pensar en su propuesta incompleta, correos electrónicos sin respuesta y compromisos inminentes. Si bien no hubo golpes ni notificaciones, todavía estaba completamente distraído cuando debería haber estado presente con su familia.
Este día no fue una excepción, era la norma. No es de extrañar que nuestra gente se sienta más agotada y desconectada que nunca. Las distracciones, algunas de las cuales pueden ser importantes pero distraen de todos modos, están sacando lo mejor de ellas. Al final del día, nuestra gente ha estado ocupada, pero ¿han sido productivos?
Como dueña de negocio, ¿qué puedes hacer para alentar a tu equipo a limitar las distracciones y encontrar el enfoque? ¿Cómo puede crear un entorno en el que tu gente pueda decir no al trabajo de baja prioridad, bloquear las solicitudes más recientes y ruidosas, y dedicar su tiempo y energía a los proyectos y personas más importantes?
Durante las últimas décadas, se han estudiado y entrenado a líderes en las habilidades para mantenerse productivos en un mundo hiperestimulado. Este trabajo ha sido compartido en el libro y curso, Getting Things Done. Pero expongamos más claramente lo que puede hacer para permitir que tu equipo se mantenga adecuadamente comprometido. Aquí hay siete ideas para ayudar a tu gente a concentrarse:
Tareas y proyectos de inventario.
Esta es una disciplina donde el sentido común no es una práctica común. Si su gente no tiene una lista completa de sus compromisos y proyectos, no pueden priorizar de manera realista. Como líder, responsabilice a las personas de mantener listas de tareas pendientes actualizadas y déles tiempo cada semana para hacer una revisión semanal completa de estos compromisos para que puedan mantener el control.
Aclarar y curar los canales de comunicación.
La mayor parte de nuestra distracción es el resultado de una gran cantidad de canales de comunicación interna que las personas deben navegar en un entorno de trabajo típico, y eso sin mencionar el procesamiento real del contenido en cada canal. Aclare para qué se debe usar cada canal y las expectativas en torno a los tiempos de respuesta.
Normalizar diciendo no.
Los líderes necesitan crear seguridad psicológica en torno a airear el agobio y el agotamiento. Un ejemplo brillante proviene de Rich Sheridan, CEO de Menlo Innovations, una empresa de desarrollo de software personalizado. Rich entiende el valor de que los empleados comuniquen su ancho de banda. No solo alienta a los empleados a hablar, sino que también normaliza y recompensa el comportamiento.
Cuando un empleado dice que no tiene ancho de banda o que está agotado, Rich enseña a sus gerentes de proyecto a sonreír y decir: “Gracias por compartir esas malas noticias conmigo”. ¿Por qué? Esto es lo que Rich nos dijo: “La mayoría de los líderes quieren sofocar las malas noticias. Pero las malas noticias no solo desaparecen. En cambio, impregna la cultura, crea problemas de calidad y moral, y conduce a interminables horas extras “. Normalice decir que no haciendo que sea seguro para los empleados comunicar su agobio. Recompense el comportamiento siendo deliberado en sus reacciones.
Has que las reuniones sean significativas.
La jornada laboral de la mayoría de las personas está monopolizada por las reuniones. Ayuda a tus empleados a mantenerse enfocados permitiéndoles rechazar reuniones sin sentido. Para mejorar la eficacia de las reuniones, un gerente sentó un precedente audaz. Dijo: “Si alguien te invita a una reunión sin una agenda clara y razones por las que eres vital para el éxito de la reunión, tienes mi permiso para rechazarla”. Este gerente volvió a poner la responsabilidad en el creador de la reunión (que a menudo era él mismo) para mostrar un mayor respeto por el tiempo de los demás. También puso a los empleados en control de sus días para que pudieran concentrarse en el trabajo de alta prioridad.
Habilite la productividad con propósito.
Durante su 1:1 semanal, no le preguntes a tu gente si se están “manteniendo ocupados”. Más bien, pregúnteles si tienen el tiempo y el espacio para hacer el trabajo que necesitan o quieren hacer. Si la respuesta es no, apóyalos para abordar esa brecha. Tal vez necesiten ayuda para priorizar sus listas de tareas pendientes o estén siendo arrastrados a proyectos y tareas marginales y necesiten su ayuda para ser eliminados de esas solicitudes. Tal vez necesiten apoyo para bloquear su calendario para el tiempo de trabajo enfocado o necesiten ajustar sus horas para trabajar de manera más fluida con su capacidad de concentración. Encuentra las brechas y ciérralas.
Formalizar el enfoque.
Tal vez la forma más fácil de fomentar el trabajo enfocado es ponerlo en el calendario. Crear una norma de equipo de tiempo de trabajo protegido. Por ejemplo, dígale al equipo que bloquee los martes y jueves por la tarde para el trabajo enfocado. Durante estas horas, nadie puede programar reuniones, y otros en toda la organización verán que los empleados tampoco están disponibles. Pero una advertencia: si simplemente va a programar este tiempo bloqueado, no lo bloquee en primer lugar. Eso solo conducirá a una desconfianza de su calendario.
Respeta los límites.
Cuando las personas dicen que están en modo de trabajo concentrado como lo indica su estado en las herramientas de chat de equipo o su calendario, honrarlo. Como su líder, puede sentir que estas reglas se aplican a todos menos a usted, pero tan pronto como interrumpe esta vez, establece la norma para que todos los demás hagan lo mismo. Envía el mensaje de que el tiempo protegido es un mito y que cualquiera puede invadirlo.
Estas prácticas te ayudarán a construir una cultura donde tu gente pueda enfocarse en el trabajo que realmente importa. Es vital que los líderes entiendan estos principios porque son los que mantendrán a su equipo involucrado de manera eficiente en un mundo diseñado para mantenerlos distraídos. Apoya su capacidad de concentración, y todos ganan.