Si bien muchas personas han perdido empleos o contratos durante el año pasado, la pandemia también ha dado lugar a cientos, si no miles, de nuevos negocios. Y si alguna vez has hablado con inversores o empresarios, te dirán que un plan de negocios sólido es el primer paso para el éxito. Si está buscando más orientación, aquí le mostramos cómo escribir una desde cero…
PASO UNO: Entiende por qué deberías escribir un plan de negocios
“Escribir un plan de negocios te ayuda a pensar en lo que estás haciendo”, aconseja el equipo de Donut de puesta en marcha. “El plan establece su estrategia y plan de acción para los próximos uno a tres años, o a veces más. Como parte del proceso, establece objetivos concretos y planifica cómo los logrará. Te ayudará a concentrarte y desarrollar tus ideas”. Poner el plan por escrito hace que sea más fácil detectar cualquier brecha en la que pueda tener más trabajo o investigación que hacer, agregan.
“Una vez escrito, el plan es un punto de referencia para el rendimiento del negocio”, explica el equipo. “También es esencial si planea obtener financiamiento de un banco o inversionistas externos y puede ayudarlo a atraer nuevos altos directivos o socios comerciales como distribuidores y agentes”. Con eso en mente, el equipo dice que es crucial adaptarlo, dependiendo de quién sea el lector. “Por ejemplo, es posible que desee que el plan ‘venda’ el negocio a su gerente de banco o inversionistas, así que pregúntele al destinatario previsto si hay algún problema específico que quieran que aborde el plan o una plantilla que deba seguir”.
PASO DOS: Sepa cómo escribir su plan de negocios
Los expertos coinciden en que, si bien un plan de negocios debe incluir información detallada siempre que sea posible, es importante saber dónde editar y dónde dejar información más específica a los gustos de los planes de marketing u operativos. Aquí hay algunos consejos más a tener en cuenta…
Que sea breve
Según el equipo de Start-up Donut, hay cuatro puntos clave para recordar: “Concéntrese en lo que el lector necesita saber. Corta cualquier gofre. Asegúrese de que no haya errores ortográficos y ponga cualquier información detallada (pronósticos financieros, CV de miembros clave del personal y especificaciones técnicas en un apéndice).
Sé realista
Como cualquier cosa en los negocios, es importante caminar antes de correr. “Basa tu plan de negocios en la realidad, o puede ser contraproducente”, advierte el equipo de Start-Up Donut. “Los pronósticos demasiado optimistas pueden conducir a un aumento de los gastos generales seguidos de una crisis de flujo de efectivo y una drástica reducción de costos. Sea realista, incluso si está vendiendo el negocio a un tercero. Recuerde, los financieros, socios comerciales y empleados verán a través de planes demasiado optimistas que ignoran las debilidades o amenazas.
Hazlo profesional
A veces, dice el equipo de Start-Up Donut, los ajustes más simples pueden hacer que incluso los planes más básicos parezcan más profesionales. “Ponle una cubierta”, sugieren. “Incluya una página de contenido, con numeración de páginas y secciones y comience con un resumen ejecutivo. Esto resume los puntos clave, comenzando con el propósito del plan de negocios”.
Revísalo
Realmente no hace falta decir que todos los planes de negocios deben ser revisados a fondo, pero en caso de que necesite un recordatorio: “Lea el plan desde el punto de vista de su lector objetivo”, aconseje el equipo de Start-Up Donut. Por ejemplo, trate de imaginar la impresión que el plan causará en el gerente de su banco. Verifique que el plan sea realista. Asegúrese de que incluya la evidencia para respaldar lo que dice (tal vez en un apéndice) o que pueda proporcionar evidencia si es necesario. Asegúrese de haber evaluado los riesgos, incluyendo lo que podría salir mal y qué haría al respecto”. Finalmente, preste especial atención a cómo redondea las cosas. “Concéntrese en el resumen ejecutivo”, dicen los expertos de Start-Up Donut. “La gente a menudo hace juicios provisionales basados en esto. Solo entonces leen el resto del plan para confirmar su decisión”.
PASO TRES: Explique su negocio y productos
En términos de puntos de partida, el equipo de Start-Up Donut dice que debe comenzar explicando la historia del negocio y responder algunas preguntas importantes. “¿Cuándo comenzó a operar y qué progreso ha hecho hasta la fecha? Si el negocio es una nueva empresa, ¿cuáles son sus antecedentes personales en la industria y qué progreso se ha logrado hacia el lanzamiento del negocio? ¿Quién era el dueño del negocio originalmente? ¿Cuál es la estructura de propiedad actual? Describa cuál es su producto o servicio, evitando la jerga técnica si es posible.
Además, piensa en lo que hace que tu producto o servicio sea diferente. “¿Qué beneficios ofrece? ¿Cuáles son sus desventajas y cómo las abordará? ¿Qué cambios y mejoras está planeando? Explica cualquier característica clave de la industria, por ejemplo, cualquier regulación especial, o si la industria está dominada por unas pocas grandes empresas o cualquier cambio importante en la tecnología.
Asegúrate de destacar los segmentos del mercado en los que compites, así como las características clave de los clientes en cada segmento y lo que influye en sus decisiones de compra”, explican. “¿Qué tan grande es cada segmento de mercado? ¿Cuál es su cuota de mercado?
PASO CUATRO: Identificar a la competencia
Tu mercado y la competencia son dos de los factores más importantes para explicar en su plan de negocios, dicen el equipo de Start-Up Donut. “Asegúrate de resaltar los segmentos del mercado en los que compite, así como las características clave de los clientes en cada segmento y lo que influye en sus decisiones de compra”, explican. “¿Qué tan grande es cada segmento de mercado? ¿Cuál es su cuota de mercado?
¿Y cuáles son las tendencias importantes, como el crecimiento del mercado o los gustos cambiantes? Explica las razones detrás de la tendencia”.
También debes tomarte el tiempo para explicar las perspectivas de cada segmento y por qué tus servicios o productos podrían ser una buena opción. “Recuerda explicar cuáles son los productos o servicios de la competencia y quién los suministra”, advierte el equipo de Start-Up Donut. “¿Cuáles son tus ventajas y desventajas en comparación con usted? Por ejemplo, precio, calidad, distribución. ¿Por qué los clientes comprarán tu producto o servicio en su lugar? ¿Cómo reaccionarán tus competidores a la pérdida de negocios y cómo responderá?” Solo recuerda nunca criticar abiertamente o subestimar a los competidores, no es una buena apariencia.
PASO CINCO: Describe tu estrategia de marketing y ventas
Se trata de posicionar tu producto o servicio en el mercado, entender si tiene un nicho y qué beneficios estás ofreciendo potencialmente a tu cliente, dice el equipo de Start-Up Donut. También es tu oportunidad de explicar su política de precios y de dónde provendrán potencialmente las ganancias. “Mira cada producto o segmento de mercado por turno”, sugiere el equipo. “Identifica dónde obtiene tus ganancias y dónde puede ser posible aumentar los márgenes o las ventas, y establece tus precios en consecuencia. Cada segmento de mercado tendrá uno o dos métodos promocionales que funcionen mejor. Por ejemplo, marketing directo, publicidad o relaciones públicas. Si estás considerando utilizar un nuevo método de marketing, comienza a pequeña escala. Una inversión fallida en marketing puede ser costosa”.
Además, tómate el tiempo para diseñar qué canales de ventas planea utilizar para llegar a tus clientes objetivo. “Por ejemplo, ¿vendes directamente al cliente, o a través de minoristas o agentes?”, pregunta el equipo de Start-Up Donut. “¿Vendes en línea? Compara tus canales actuales con las alternativas. Ten en cuenta los canales de distribución utilizados por tus competidores, también, y observa las tendencias positivas y negativas en sus canales de distribución elegidos. Finalmente, no olvides incluir todos los costos ocultos, como el tiempo de administración y cuánto tiempo o probabilidad es hasta que los clientes repitan los pedidos.
PASO SEIS: Confirmar la estructura de gestión y personal
Al establecer la estructura y las habilidades clave del equipo de gestión y el personal, podrás aclarar cómo cubre las áreas clave de producción, ventas, marketing, finanzas y administración. “Aborda cualquier área de deficiencia y sus planes para cubrir esta debilidad”, aconseja el equipo de Start-Up Donut. “Explica tus planes de reclutamiento y capacitación, incluidos los plazos y los costos, y analiza la fuerza laboral en términos de números totales y por departamento”. También puedes comparar esto con competidores o con industrias similares utilizando cifras como objetivos de ventas, salarios promedio, tasas de retención de empleados y medidas de productividad. “Solo sé realista sobre el compromiso y la motivación de la fuerza laboral”, advierte el equipo de Start-Up Donut. “Demuestra cuán comprometidos estás tú y otros miembros del equipo de gestión. Por ejemplo, ¿cuánto has invertido en el negocio? Considera cómo sobrevivirías a la pérdida de un trabajador clave y toma nota de cualquier presión alcista inusual en los niveles salariales”.
PASO SIETE: Explicar las operaciones
Aquí es donde pasas tiempo mirando la capacidad y eficiencia de tus operaciones, y cualquier mejora planificada, explica el equipo de Start-Up Donut. Por ejemplo, ¿qué premisas tiene el negocio? ¿Satisfacen tus necesidades actuales y futuras y cuáles son tus compromisos a largo plazo con la propiedad? También es el momento de explicar sus sistemas de gestión con el detalle adecuado. “Un financiero estará muy preocupado si los sistemas de información de gestión son inadecuados”, advierte el equipo de Start-Up Donut. “La gestión de un negocio siempre está limitada por la calidad de la información disponible, por lo que ¿son confiables sus sistemas de TI? ¿Es TI una fortaleza (o debilidad) clave de su negocio? El desarrollo de sistemas de TI para ayudar a su negocio suele ser un tema importante”.
Aborda cualquier área de deficiencia y sus planes para cubrir esta debilidad”, aconseja el equipo de Start-Up Donut. “Explica tus planes de reclutamiento y capacitación, incluidos los plazos y los costos, y analiza la fuerza laboral en términos de números totales y por departamento.
PASO OCHO: Pronostica tus finanzas
Piénselo de esta manera: tus pronósticos financieros traducen lo que ha dicho sobre tu negocio hasta este punto en números, algo que los inversores estarán dispuestos a leer. “Establece información financiera histórica de los últimos tres a cinco años, si está disponible”, sugiere el equipo de Start-Up Donut. “Divide las cifras totales de ventas en componentes, por ejemplo, ventas de diferentes tipos de productos o a diferentes grupos de clientes. Luego, muestra el margen bruto para cada componente de ventas y enumera qué costos se incluyen como costos directos para cada componente.
También es posible que desees mostrar el movimiento en los elementos clave de capital de trabajo de acciones, deudores comerciales y acreedores, o resaltar cualquier gasto de capital importante. “Siempre proporciona un balance actualizado y una cuenta de pérdidas y ganancias”, aconseja el equipo de Start-Up Donut. “Explica las razones de los movimientos en la rentabilidad, el capital de trabajo y el flujo de caja y compáralos con las normas de la industria. Luego, trata de proporcionar pronósticos para los próximos tres (o incluso cinco) años, a un nivel de detalle apropiado para la edad y la vida de tu empresa.
Solo recuerda ser realista sobre los pronósticos en nuevos mercados. “Por ejemplo, ¿cuánto recurso puedes dedicar a vender, qué tasa de éxito puede esperar y cuánto tiempo llevará convencer a nuevos clientes?”, pregunta el equipo de Start-Up Donut. “Mira las tendencias generales de los números históricos y de pronóstico. ¿Son creíbles? ¿Las previsiones contemplan la posibilidad de problemas y retrasos en los pagos que podrían afectar al flujo de caja? Considera los escenarios hipotéticos. Por ejemplo, considera qué pasará con su flujo de efectivo si las ventas son un 20% más bajas de lo previsto (o un 15% más altas). Más allá de esto, cualquier información financiera especialmente detallada se incluye idealmente en un apéndice.
PASO NUEVE: Considere el análisis FODA
Un análisis FODA mostrará que realmente comprende tu negocio y los factores externos clave con los que debe lidiar. “Establece un análisis de una página de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas”, explica el equipo de Start-Up Donut. “Las fortalezas pueden incluir el nombre de la marca, la calidad del producto o la experiencia de gestión. Las debilidades pueden ser la falta de financiamiento o la dependencia de unos pocos clientes. Las oportunidades pueden ser el aumento de la demanda o la quiebra de un competidor. Las amenazas pueden ser una recesión en la economía o un nuevo competidor. Sea honesta acerca de sus debilidades y las amenazas que enfrenta y explica cualquier circunstancia atenuante y las acciones defensivas que estás tomando”.
PASO DIEZ: Clavar el resumen ejecutivo
El resumen ejecutivo en realidad va al comienzo de tu plan de negocios, pero debido a que es una instantánea de tu plan, los expertos te dirán que a menudo es mejor escribirlo al final. Su objetivo es enganchar a los lectores con tu idea, dar una visión general de tu plan, incluyendo lo que lo hace diferente, cómo va a comercializar tus ideas y cuánto dinero esperas ganar (y gastar) – y causar una buena primera impresión.
Para comenzar, capta la atención de tu lector desde el principio incluyendo una estadística o hallazgo de investigación que llame la atención en la primera línea. Si estás haciendo afirmaciones sobre tu negocio o proyecto, asegúrate de que estén respaldadas en otra parte del plan. Mantenlo breve y, en última instancia, positivo. Cualquier desafío o amenaza debe tratarse adecuadamente en otro lugar, no querrás desanimar a la gente. También es una buena idea atenerse al número de párrafos reflejados en las secciones del plan, es decir, un párrafo sobre la historia del negocio, uno sobre marketing, uno de finanzas, etc. Simplemente no entres en demasiados detalles, para eso está el resto del documento.